Der typische Handwerksbetrieb erhält durchschnittlich 400 Eingangsrechnungen pro Monat von seinen Großhändlern. Mit über 80 Prozent stellen sie den größten Anteil aller Eingangsrechnungen dar und setzen einen zeit- und kostenintensiven Prozess in Gang. Die Rechnungen werden für die digitale Archivierung gescannt, kontrolliert und gebucht. Bei der Preisprüfung wird kontrolliert, ob der Bestellpreis der berechnete Preis ist. Dies alles sind Vorgänge, die viel Zeit kosten und wertvolle Ressourcen binden.

Die Einbindung von ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) in die kaufmännische Software bietet ein effektives Werkzeug, um den Aufwand bei der Rechnungskontrolle deutlich zu reduzieren. Rechnungen können in kürzester Zeit komplett geprüft, gebucht und archiviert werden.

Da die ZUGFeRD-Definition viele Freiheiten und damit verbundene Interpretations-Probleme hat, haben sich der Deutsche Großhandelsverband Haustechnik e.V. (DG Haustechnik) und der Bundesverband Bausoftware e.V. (BVBS) mit Unterstützung der ITEK zusammengesetzt und eine Implementierungsempfehlung entwickelt. Jeder Lieferant und jeder Softwarehersteller im SHK-Bereich kann sich darauf verlassen, dass seine Daten ohne Probleme verarbeitet werden können, wenn er sich an diese Empfehlung hält. Es ist wünschenswert, wenn sich möglichst viele Lieferanten an diesem Leitfaden orientieren.

Diese Empfehlung behandelt nicht das ZUGFeRD-Format (z.B. PDF/A-3), sondern die Abbildung der Dateninhalte der in der ZUGFeRD-PDF enthaltenen XML-Datei, sowie den Transport der PDF-Datei. Sie  ist als ergänzende Empfehlung zur ZUGFeRD Dokumentation zu verstehen. Die Empfehlung  ist gedacht für Lieferanten (Großhändler/Hersteller), die ZUGFeRD-Rechnungen an Handwerker senden möchten  und  an  Hersteller  von  Handwerkersoftware,  die  diese  ZUGFeRD  Dateien  einlesen und verarbeiten möchten.

Hier finden Sie die gesamte Implementierungsempfehlung.

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